Одделение за стручни работи и архивско и канцелариско работење
Одделението за стручни работи и архивско и канцелариско работење ги врши следните работи :
- ги следи и применува законите и другите прописи и општи акти во врска со работите од надлежност на одделението;
- обезбедува подршка за потребите на директорот, заменикот на директорот, генералниот секретар и на Агенцијата во целина, ги организира нивните службени патувања и дава стручна помош и подршка при организацијата на службените патувања на вработените во Агенцијата;
- подготвува процедури за службени патувања на вработените во Агенцијата во земјата и во странство и се грижи за нивно доследно спроведување;
- врши работи од областа на односи со јавноста и на транспарентно работење на Агенцијата;
- се грижи за обезбедување на Агенцијата со основните средства за работа, инвентар, канцелариски и друг потрошен материјал;
- предлага и развива процедури за користење на основните средства за работа, инвентарот, канцеларискиот и друг потрошен материјал;
- се грижи за редовно снабдување на Агенцијата со канцелариски и друг потрошен материјал, негово чување, користење и распределба по организациски единици;
- се грижи за возниот парк на Агенцијата, негово одржување и користење за службени потреби;
- подготвува процедури за користење на службените возила во Агенцијата и информира за потребата од нивно почитување од страна на сите корисници;
- обезбедува и врши умножување и печатење на документи потребни за извршување на надлежностите на сите организациски облици во Агенцијата;
- се грижи за доследно спроведување на законите и на другите прописи од областа на канцелариското и архивското работење;
- води евиденција за печатите и штембилите на Агенцијата, нивно чување, ставање во употреба, предавање на овластено лице, ставање вон употреба и нивно ништење;
- врши прием, прегледување, распоредување, заведување, доставување во работа, административно-техничка обработка, испраќање, разведување и класификација на актите, како и одлагање на завршените акти во писарница и нивно архивирање од писарница во архива;
- води деловодник за основната евиденција на актите;
- го организира водењето на помошните книги за евиденција на актите (попис на акти, регистар, интерни доставни книги, книга за препорачана пошта и др.);
- врши класификација и средување на актите и решените предмети според архивските знаци;
- се грижи за навремено подготвување и доставување до Државниот архив на Република Македонија на Планот на архивските знаци, Листата на архивски материјал и Листата на документарниот материјал и учествува при подготвувањето на истите;
- се грижи за чување, стручно одржување и обезбедување на архивскиот материјал од оштетување, уништување и исчезнување;
- врши прием и го определува начинот на прегледување и распоредување на документарниот материјал;
- врши секретарски работи за потребите на избраните и именуваните лица и организациските единици во Агенцијата и
- предлага, изработува и применува процедури од делокруг на работа на одделението во рамките на Системот за менаџмент со квалитет согласно барањето на Стандардот ИСО 9001:2008;
- соработува со другите одделенија во секторот и
- врши и други работи од надлежност на одделението и секторот.
Работни места:
...Раководител на Одделение за стручни работи и архивско и канцелариско работење
...Советник за стручна поддршка и меѓународна соработка
...Советник за канцелариско и архивско работење и односи со јавност
...Советник за координација и стручна поддршка на работата на директорот
...Помлад соработник за стручно-административни работи
...Самостоен референт економ- доставувач
...Самостоен референт за канцелариско и архивско работење
...Самостоен референт за канцелариско и архивско работење
...Виш референт технички секретар на заменик директорот/генералниот секретар, комуникација со граѓани и администрирање со контакт адресата на Агенцијата
...Виш референт за административно - технички работи
...Возач